GAZİ ÜNİVERSİTESİ FOTONİK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ
5. ULUSLARARASI IŞIK VE IŞIK TEMELLİ TEKNOLOJİLER KONFERANSI
(ICLLT-2025)
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ
1.Veri Sorumlusunun Kimliği
Bu aydınlatma metni, Gazi Üniversitesi Fotonik Uygulama ve Araştırma Merkezi tarafından 15-17 Mayıs 2025 tarihlerinde düzenlenecek olan 5. Uluslararası Işık ve Işık Temelli Teknolojiler Konferansı (ICLLT-2025) kapsamında, katılımcıların kişisel verilerinin işlenmesi ve korunması amacıyla hazırlanmıştır. Gazi Üniversitesi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.
2. İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları
Konferans kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir:
- Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, unvan
- İletişim Bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası, adres
- Akademik ve Profesyonel Bilgiler: Kurum/üniversite bilgileri, akademik unvan, bildiri başlığı ve içeriği
- Finansal Bilgiler: Katılım ücretine ilişkin ödeme bilgileri (eğer uygulanıyorsa)
- Görsel ve İşitsel Veriler: Konferans sırasında çekilen fotoğraf ve video kayıtları
- Diğer Veriler: Katılım tercihleri, sunum detayları, özel talepler
Bu kişisel veriler şu amaçlarla işlenmektedir:
- Konferans başvurularının değerlendirilmesi ve kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi
- Konferans organizasyonunun sağlanması, programın oluşturulması ve katılımcılarla iletişim kurulması
- Katılım belgeleri, sertifikalar ve diğer akademik çıktıların hazırlanması
- Konferansın duyurulması ve tanıtılması
- Bilimsel yayın süreçlerinin yürütülmesi
- Ödeme süreçlerinin yönetimi ve faturalandırma işlemleri
- Konferansın arşivlenmesi ve gelecekteki organizasyonlarda referans olarak kullanılması
3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz;
- Online başvuru formları,
- E-posta ve telefon iletişimi,
- Konferans sırasında yapılan fotoğraf ve video çekimleri,
- Ödeme ve faturalandırma süreçleri
aracılığıyla toplanmaktadır.
Bu veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca, şu hukuki sebepler çerçevesinde işlenmektedir:
- Sözleşmenin kurulması ve ifası (Konferans kaydınızın yapılması, katılım belgesi düzenlenmesi vb.)
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (Faturalandırma, denetim süreçleri vb.)
- Meşru menfaat (Etkinliğin organizasyonu, duyurular, akademik içeriklerin saklanması vb.)
- Açık rıza (Tanıtım amacıyla fotoğraf ve video kullanımı gibi durumlarda)
4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yalnızca ilgili mevzuat çerçevesinde ve aşağıdaki amaçlarla üçüncü taraflarla paylaşılabilir:
- Yetkili Kamu Kurumları ve Denetleyici Kuruluşlar: Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla
- Konferans Organizasyon Ekibi ve Akademik İşbirlikçiler: Konferansın yürütülmesi ve bilimsel içeriklerin değerlendirilmesi amacıyla
- Basın ve Tanıtım Kuruluşları: Konferansın duyurulması ve bilimsel etkinliklerin yaygınlaştırılması amacıyla
- Baskı ve Yayın Kuruluşları: Konferans bildirilerinin basımı ve akademik çıktılar için
5. Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizle ilgili olarak şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
Gazi Üniversitesi Fotonik Uygulama ve Araştırma Merkezi
Gazi Üniversitesi Merkez Yerleşke D-Blok 06500 Teknikokullar, Ankara
e-posta: fotonik@gazi.edu.tr
Telefon : +90 312 2021280; +90 312 2028465
